ANLEITUNG FÜR TEAMADMINISTRATOR


Wer ist Administrator?
Kann der Administrator alle Nachrichten sehen?
Ich bin ein TeamAdministrator. Wo soll ich anfangen?
 
Wie schalte ich einen neuen User ins System ein?
 
Userverwaltung 
Wie erstelle ich ein neues Projekt? 
Projektverwaltung 
Wie definiere ich die Gruppenrechte? 
- Administrative Rechte
- Planerrechte
- Forumrechte
- Ausschliessliche Rechte
Wie erstelle ich neue Teams? 
Useraktivität 


Wer ist Administrator? 

Administrator ist ein User, der ausschliessliche Rechte für die Systemverwaltung besitzt. Es kann einige gleichberechtigte Administratoren geben. 

Im Gegenteil zu anderen Users, ist der Admininstrator berechtigt, sich die Projektliste anzusehen, neue Projekte zu erstellen, die existierenden zu löschen, die Users zu koordinieren (anlegen, löschen, Passwort vergeben). 

Kann der Administrator alle Nachrichten sehen? 

Nein, er sieht nur diejenigen Nachrichten, die für die Usergruppe zugänglich sind, zu der er selbst gehört (z.B. Project Manager). Aber der Administrator kann sich jeder Usergruppe anschliessen, also, nach seinem Wunsch, kann er den Zugang zu allen Nachrichten bekommen. 

Ich bin ein TeamAdministrator. Wo soll ich anfangen? 

Sagen wir, Sie sind der Administrator von einem neuen Team. Sie sind der einzige User und es gibt keine Projekte soweit. Also, wir schlagen Ihnen solches Vorgehen vor: 

1. Sie schalten neue Users ins System ein,
2. erstellen das erste Projekt,
3. definieren die Userrechte,
4. schalten die Users zum Projekt ein und ordnen nach Usergruppen zu,
5. erstellen ein weiteres Projekt (oder einfach ein Projekt klonen [s. unten])
 

Wie schalte ich einen neuen User ins System ein? 

Dieses Recht gehört nur dem Administrator. Dafür wählen Sie den Menüpunkt "Administrator", Sektion "Alle Users". 

Am Ende der Seite füllen Sie das Formular mit den Userdaten so wie Namen, Login, Passwort, E-mail aus. Die Verwaltung der Usergruppen wird durch die Systemusergruppen erleichtert (nicht verwechseln mit Usergruppenverteilung nach Projekten!). Sie müssen die neu eingeschalteten Users sofort der entsprechenden Systemgruppe zuordnen. 

Sobald Sie den User eingeschaltet haben, kann er in der Sektion "Userdaten" sein Passwort, Interfacesprache, Zeitzone und andere Einstellungen ändern. 

Userverwaltung 

Zum Projekt können nur die angemeldeten Users eingeschaltet werden und ihre Userrechte sollen in den Sektionen "Alle Users" und "Userrechte" definiert sein. 

In der Sektion "Projekte" öffnen Sie den Punkt "Users", der ein Link zur Sektion "Userrechte" ist, wo für jeden User die Gruppenzugehörigkeit bestimmt wird, sowie die Benachrichtigungart als Vorgabe (via E-mail, SMS, oder ins Verzeichnis "InBox"). 

In der Sektion "Alle Users" kann der Admin die Systemrechte, das Passwort und die Userdaten ändern.
Hier kann er auch einzelne Users abschalten (deaktivieren) und löschen, und die Liste aller abgeschalteten Users sich ansehen.
 

Normalerweise gehört der User nur zu einer Usergruppe, obwohl es gibt keine Einschränkungen auf die Gruppenzugehörigkeit. 

Wie erstelle ich ein neues Projekt? 

Im Menü wählen Sie im linken Frame den Punkt "Admin", Sektion "Projekt erstellen", geben Sie den Projektnamen ein und wählen die Projektgruppe oder legen eine neue an. 

Ausserdem müssen Sie bestimmen, in welcher Form das Projekt als Vorgabe dargestellt wird - als Forum oder als Planer. 

Danach definieren Sie in den Projekteinstellungen die Gruppenrechte und Userrechte. 

Projektverwaltung 

Nachdem ein neues Projekt erstellt wurde, kann der Admin es über die Sektionen "Projekte", "Projekt ändern" und "Gruppenrechte" verwalten. 

Die Sektion "Projekte" stellt die komplette Projektliste dar, wo es möglich ist,
- einzelne Projekte zu verstecken,
- ein Klon-Projekt zu erstellen, d.h. ein identisches Projekt mit demselben Namen, denselben Users, Usergruppen und Userrechten,
- Usergruppen für jedes Projekt anzulegen und zu bearbeiten und dessen Rechte zu definieren (Link "Gruppen"),
- einzelne Users nach Projektgruppen zuzuordnen und den Benachrichtigungstyp zu wählen (Link "User"),
- Projekte zu löschen.
 

Die Sektion "Projekt ändern" lässt mit solchen Projektattributen arbeiten, wie Projektname, Visibilität (Verstecken), Gruppenzugehörigkeit, Darstellungsform (als Forum oder als Planer), Projektdiagramm, Projektbeschreibung. 

Die Sektion "Gruppenrechte" lässt Usergruppen und dessen Rechte für einzelne Projekte definieren. 

Wie definiere ich die Gruppenrechte? 

Für jedes Projekt sollen die Gruppen, die Gruppenrechte für jede Gruppe und die Zugehörigkeit des Users zur Gruppe bestimmt werden. 

Öffnen Sie die Sektion "Userrechte" (Link "Einstellungen" im Oberframe). In dem geöffneten Formular entspricht jede Zeile einer Gruppe. 

Das erste Feld ist der Gruppenname (z.B. Gruppenleiter). Jeder weitere Haken verleiht den Users von dieser Gruppe bestimmte Rechte. 

Der Haken im Feld Aktive Gruppe bedeutet, dass beim Erstellen einer neuen Nachricht diese als Vorgabe für diese aktive Gruppe sichtbar wird. Users machen sich normalerweise keine Gedanken, welchen Gruppen die Nachricht sichtbar werden soll, und dadurch wird dieses Problem gelöst. 

Administrative Rechte (türkisblau): 

Gruppenverwaltungsrechte - die Users von dieser Gruppe haben die Rechte für Gruppenrechteverwaltung. Normalerweise gehört dieses Recht ausschliesslich den Leitern dieses Projekts. 

Userverwaltungsrechte - die Users haben das Recht zur Einschaltung neuer Users zum Projekt und Verteilung nach Gruppen. Normalerweise gehört dieses Recht ausschliesslich den Leitern dieses Projekts. 
 
Dazu können die berechtigten Users die Tabelle mit den Daten von letzten Besuchen von Projektmitgliedern sehen.
Die Liste aller Users von diesem Account ist für die Berechtigten auch sichtbar.

Kann Forumeinstellungen ändern -  die Users können den Projektnamen und die Zugehörigkeit zur Projektgruppe ändern, verstecken und löschen. Normalerweise gehört dieses Recht ausschliesslich den Leitern dieses Projekts.
Falls das Projekt versteckt ist, aber in seinem URL sein ID angegeben wird, wird dieses Projekt ganz normal und für alle Users zugänglich angezeigt.

Planerrechte (rosafarben): 

Hinweis: Als Vorgabe wird es angenommen, dass der Mitarbeiter seine inneren Arbeitsstunden meldet, der Projektmanager bestätigt diese Stunden (komplett oder teilweise), der Projektmanager meldet weiter auch die externen Arbeitsstunden, und der Kunde bestätigt diese externen Stunden (komplett oder teilweise). 

Kann Statistik lesen - die Users mit diesen Rechten können die Statistik nach Berichten im Planer sehen. 

Kann inneren Stundenaufwand sehen - die Users mit diesen Rechten können die inneren gemeldeten Arbeitsstunden sehen. Dieses Recht gehört gewönlich den Mitarbeitern und dem Projektmanager.

Kann externen Stundenaufwand sehen - die Users mit diesen Rechten können die externen gemeldeten Arbeitsstunden sehen. Dieses Recht gehört gewönlich dem Kunden und dem Projektmanager.

Kann innere Schätzung sehen - die Users mit diesen Rechten können die Schätzung von inneren Arbeitsstunden sehen. Dieses Recht gehört gewönlich den Mitarbeitern und dem Projektmanager.

Kann externe Schätzung sehen - die Users mit diesen Rechten können die Schätzung von externen Arbeitsstunden sehen. Dieses Recht gehört gewönlich dem Kunden und dem Projektmanager. 

Kann innere Schätzung ändern - die Users mit diesen Rechten können die inneren Arbeitsstunden und ihre Schätzung editieren. Dieses Recht gehört gewönlich dem Projektmanager. 

Kann externen Stundenaufwand angeben - die Users mit diesen Rechten können die externen Arbeitsstunden melden. Dieses Recht gehört gewönlich dem Projektmanager. 

Kann inneren Stundenaufwand bestätigen - die Users mit diesen Rechten können die interne Arbeitsstunden bestätigen. Dieses Recht gehört gewönlich dem Projektmanager.  

Kann externen Stundenaufwand bestätigen - die Users mit diesen Rechten können die externe Arbeitsstunden bestätigen. Dieses Recht gehört gewönlich dem Kunden. 

Forumrechte (dunkelgrün): 

Neues Thema angeben - die Users mit diesen Rechten können neue Nachrichten oder Aufgaben erstellen. 

Antworten - die Users mit diesen Rechten können Antworten auf die Nachrichten schreiben oder einen Bericht oder ein Kommentar, sowie eine angehängte Aufgabe hinzufügen.
 

Geschichte sehen - die Users mit diesen Rechten können beim Lesen von Nachrichten ihre Geschichte sehen, also die Tabelle mit den Daten, wann diese Nachricht von anderen Users gelesen wurde.
 

Dateien aufladen - die Users mit diesen Rechten können Dateien zu seinen Nachrichten anhängen. 

Nachrichtrechte ändern - die Users mit diesen Rechten können die Zugangsrechte für die Nachrichten ändern (Gruppen wählen, für die diese Nachricht sichtbar sein soll) 

Benachrichtigungen ändern - die Users mit diesen Rechten können wählen, wer und auf welche Weise von neu erstellten Nachrichten benachrichtigt werden soll (per E-mail, SMS, InBox) 

Ausschliessliche Rechte

Kann alle Nachrichten sehen - die Users mit diesen Rechten können alle Nachrichten sehen, die zu diesem Projekt gehören. Dieses Recht gehört gewönlich nur dem Projektmanager.  

Kann alle sichtbaren Nachrichten editieren -   die Users mit diesen Rechten können alle Nachrichten ändern, die den Users sichtbar sind. Dieses Recht gehört gewönlich nur dem Projektmanager.  

Wie erstelle ich neue Teams? 

In dieser Sektion kann der Admin weitere Teams (z.B. aus anderen Firmen mit eigenen Projekten) anlegen, Zugangsdaten eingeben, als auch URL, API von SMS-Provider, Kurzinfo und andere Team-bezogene Daten. 

Useraktivität 

Diese Sektion dient zum Übersichtszweck, indem sie die ganze Userliste, nach Systemgruppen sortiert, mit der Zeitangabe ihres letztes Besuches, also die Aktivität einzelnen User, darstellt.
Die Aktivität der Users nach einzelnen Projekten kann der Admin in der Sektion "Letzter Besuch" verfolgen.